北京大学信息管理系“研究生学术交流基金”资助办法（试行）
为给在校研究生创造更多的国际学术交流机会，促进学术研究水平和人才培养质量的提高，培养更多具有国际竞争力的创新型人才，北京大学设立了“研究生学术交流基金”，资助优秀研究生的国际学术交流活动。该项基金由学校拨款设立，研究生院负责统一管理和使用，院系具体实施，现制定实施办法如下：
一、资助内容
资助研究生参加国际学术会议或本专业领域内高水平国际暑期（冬季）学校的往返旅费、签证（注）费、住宿费、会议注册费。
二、申请条件
- 档案在我校的优秀在读全日制研究生（含港、澳、台、留学生）。
- 本人作为第一作者或第二作者（第一作者为导师）提交的论文或学术成果被高水平国际学术会议正式接收，以会议正式邀请或书面通知为准。
- 本人经导师、院系审核同意参加本专业领域内高水平国际暑期（冬季）学校。
- 原则上每人每年只能资助一次，在读期间的资助金额不超过10000元。
三、申请流程
参会回校后3周内完成申请、审核、打印批件并进行报销，寒暑假召开的会议顺延。
四、审核批准程序
1、申请人参加在国（境）外举办的学术交流活动，须先办理研究生出访申报手续。出访申报手续请见如下链接：https://grs.pku.edu.cn/pygz/xjgl/bysgl/gztz44/306883.htm。未提前进行出访申报的不能资助。
2、“研究生学术交流基金”资助评审小组组织评审。
3、申请人向所在院系提交申请材料，一般应包括：北京大学研究生学术交流基金资助申请表、研究生出访申请表复印件、会议邀请函、论文录用通知等。
（1）参会返校后，申请人登录本人“校内门户”→办事大厅→选择“个人业务”→“研究生院业务”在“培养办学籍”一栏点击“国际会议资助申请/查询审批结果”→点击“提交申请”→选择相应的出国（境）信息（在国内举办的国际会议选择“国内会议”）→按要求如实填写有关申请信息→点击“保存”后“提交”。会议名称必须与邀请信上的名称一致，不得缩写、简化或翻译。打印由系统生成的《北京大学研究生学术交流资助申请表》与会议邀请函（含论文接收及参会形式、资助情况），经导师签字，与出访申请表复印一起交至研究生教务办公室。
（2）由“研究生学术交流基金”资助评审小组对研究生所参加会议或活动的级别、出访地区、学术成果形式（论文/海报/其他）等情况进行审核，确定资助金额和资助范围。
（3）申请人登录校内门户查看相关结果。获得资助后，应提交电子版参会总结（1500-2000字）（具体路径为：在查询界面选中受资助记录→点击“提交报告”→在弹出窗口录入总结→点击“提交”）
（4）提交总结后，在校内各自助机上自行打印《北京大学研究生申请国际学术交流资助审批意见》。
（5）持出访任务批件、《审批意见》及相关票据到所在院系办理报销手续。报销具体事宜可咨询院系财务老师。
五、申报注意事项
1、材料要求：
- 邀请函：需为专业相关性会议，需导师签字，参会形式指的是口头报告、张贴论文等形式，如邀请函内未涵盖这些信息，需另附会议议程、照片加以补充；
- 邀请函内容与出访申请表、资助申请表填写内容一致。如为中英文以外的语言，需附导师签字的翻译件。
- 出访批件：出行前已按学校要求办理出访手续，往返日期符合规定。
2、资助排序：按会议级别、申请次数、参会形式（口头报告或张贴论文）、会议（或暑期/寒假学校）举办地等因素考虑。优先资助高级别国际会议。
3、资助范围仅为：往返旅费、签证（注）费、会议注册费、住宿费。资助并非全覆盖。
- 在北京召开的学术会议不资助。
- 港、澳、台、留学生回生源地参会，不予资助。
4、报销要求：
（1）获得资助资格的学生，逾期未按要求办理相关手续者，本次资助资格将自动失效。
（2）根据国家专项资金管理要求，基金资助方式为实报实销，不予调账。报销金额不能超过获批金额，且只能报销资助内容范围内实际发生的费用。
（3）按照财务部、国际合作部有关规定，申请人出访时间须严格按照离京和抵京日期申报，且不能由除北京外其他地方出发和返回。申请人在参加其它交流项目期间所参加的国际会议，不在本基金资助范围内。
六、本办法经2019年9月9日党政联席会通过，于2019年9月开始执行，由信息管理系党政联席会负责解释并具体实施。
信息管理系
2019年9月
